業務ルートの電子化|sfaを取り入れるだけで赤字を回避できる

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業務ルートの電子化

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業務効率が大きく改善

企業が経営合理化と業績改善を目指す上では、業務効率の改善という課題を度外視することはできません。業務効率を改善させる手段にもいろいろな対策が考えられる中で、多くの企業がワークフローシステムを取り入れています。ワークフローとは業務手続きを定義して図式化し、フローチャートなどの形で表現したものです。ワークフローの概念自体は20世紀前半から存在しますが、現在ではこの考え方がコンピュータを使った業務に応用されています。ワークフローシステムと呼ばれるこの仕組は専用のソフトウェアとして導入する場合の他、グループウェアの一機能として利用する方法もあります。ワークフローシステムでは申請書や稟議書・経費精算など、業務処理手続きの一切が電子化されています。すべてがペーパーレス環境で決裁・承認されることによって処理の流れが迅速となるため、業務効率化が実現されるのです。作業のミスが減らされるだけでなく、社員の労働時間縮小や負担軽減といった点でもワークフローシステムには多くのメリットがあります。特に遠隔地に複数の拠点を持つ企業の間では、導入コストが安く手軽に利用できるクラウド型ワークフローシステムが人気です。

内部統制強化にも有効

ワークフローシステムは業務効率化に役立つだけでなく、企業の内部統制強化という点でも大きな役割が期待できます。日常業務の中にワークフローの考え方を導入することによって業務プロセスや決裁ルートが明確となり、さまざまな問題点も発見されるのです。業務プロセスを整理して無駄を排除することは、セキュリティの強化や経営の合理化といった面でもメリットが大きいと言えます。現在多くの企業で採用例が増えているクラウド型のワークフローシステムは、OSプラットフォームを問わずに利用できる点でも導入しやすくなっています。すべての帳簿類や申請書を電子化してペーパーレス環境での決裁を実現させるだけでなく、オプションの選択次第でさらに便利な機能を取り入れることも可能です。基幹システムとの連携や多言語対応など、自社の事情に合わせたワークフローシステムを導入することで業務効率の改善効果が高まります。一定規模以上の企業では本格的なワークフローシステムを基幹システムと連携させることにより、迅速な業務処理環境が実現されます。ワークフロー化によって申請から決裁までの時間が短縮されれば、スピーディな意思決定も可能になるのです。